Шесть недель от первой встречи до рабочего дашборда
В этой статье
- Дни с первого по третий: смотрим, что уже посчитано
- Конец первой недели: методика на двух листах
- Вторая неделя: подключаем источники по одному
- Третья неделя: первый период, закрытый по правилам
- Четвёртая неделя: календарь платежей и лимиты
- Пятая и шестая недели: дашборд и передача дел
- Что идёт после сдачи
Управленческий учёт ставится по календарю, а не покупается одной кнопкой. Ниже расписано, что именно происходит на каждой неделе проекта. Заказчики в Красноярске приходят разные – подрядчики металлургических и энергетических предприятий, лесопереработка, перевозчики, которые возят грузы в дальние районы Красноярского края, торговые сети. Последовательность недель у всех похожая, отличается глубина: кому-то хватает трёх недель, кому-то нужны все шесть.
Дни с первого по третий: смотрим, что уже посчитано
Начинаем не с программы, а с ваших отчётов. Забираем оборотно-сальдовую ведомость, выписки по всем расчётным счетам за год, файлы, которые ведут в бухгалтерии и снабжении, выгрузку сделок из CRM. За три дня видно, какие цифры сходятся между собой, а какие живут отдельной жизнью. Диагностика идёт на ваших данных, а не на демонстрационной базе, поэтому каждая находка привязана к конкретному месяцу и конкретной сумме.
Конец первой недели: методика на двух листах
К пятнице появляется документ, от которого дальше зависит всё остальное: справочник статей движения денег, правила разнесения косвенных затрат, перечень направлений и юридических лиц, дата закрытия периода. Спорные места разбираем с финансистом и владельцем вместе. Здесь же договариваемся, что считать выручкой по длинным подрядным договорам – подписанный акт или пришедший платёж. Вопрос кажется мелким ровно до того момента, когда квартальная прибыль по двум трактовкам расходится на пару миллионов.
Вторая неделя: подключаем источники по одному
Дальше техническая часть. Если у компании есть участки, разбросанные по Красноярском крае, данные с них подключаются в первую очередь – они доходят дольше всего. Порядок подключения такой:
- банковские выписки по всем счетам, включая эквайринг и корпоративные карты;
- учётная база: отгрузки, приходы сырья, зарплатные начисления;
- CRM – сделки, авансы и графики оплат;
- рабочие таблицы цехов и участков, которые больше никуда не выгружаются.
Тут же снимаются задвоения: перевод между собственными счетами перестаёт выглядеть поступлением, а личные траты владельца уходят из расходов компании. Ручное копирование цифр из файла в файл убираем полностью, потому что любая связка, которая держится на одном внимательном сотруднике, ломается в первый же его отпуск.
Третья неделя: первый период, закрытый по правилам
Берём завершившийся месяц и закрываем его уже по согласованной методике. Выходят три сходящихся отчёта: движение денежных средств, прибыли и убытки, управленческий баланс. Почти всегда прибыль отличается от той, которую в компании называли раньше, и разницу мы разбираем построчно. Расхождение объясняется до рубля, иначе отчётности просто не поверят, а недоверие губит проект быстрее любых технических сбоев.
Четвёртая неделя: календарь платежей и лимиты
Когда факт сошёлся, добавляется взгляд вперёд: реестр заявок на оплату, очередь платежей, лимиты по статьям, прогноз остатка на счетах на месяц вперёд. Для бизнеса из Красноярска с речной навигацией и зимним завозом это самая полезная часть – закупка под пик планируется деньгами, а не по остатку на карте. Кассовый разрыв становится виден за три-четыре недели до даты, и решение по нему принимается спокойно, а не в день выплаты зарплаты.
Пятая и шестая недели: дашборд и передача дел
Финал – одна страница с деньгами, прибылью и маржинальностью направлений, которая открывается с телефона. Часовой пояс тут играет на руку: закрытые сутки владелец видит утром, ещё до того, как начнётся рабочий день у западных партнёров. Последняя неделя уходит на людей:
- учим вашего финансиста или бухгалтера закрывать месяц самостоятельно;
- отдаём регламент на одну страницу;
- проводим одно закрытие вместе, вторым номером.
Что идёт после сдачи
Экспресс-вариант стоит от 80 000 ₽ и занимает около недели, полная шестинедельная постановка – от 220 000 ₽, остальные строки собраны в разделе цен. Дальше либо ваш сотрудник ведёт учёт сам, либо период ежемесячно закрываем мы. Систему сдаём только после того, как один месяц закрыт вашими руками, до этого проект считается незавершённым.
Наберите +7 (901) 417-22-12 – посмотрим ваши выгрузки и скажем, за сколько недель отчётность соберётся именно у вас.
